読んでおいて絶対損はない、若手社員・新入社員必見の社会人の心得

【診断チェック付】新社会人がおさえるべきマナー・常識まとめ。学び方と立ち回りのコツ

新社会人の最初のハードルのひとつが「ビジネスマナー」です。特に社外の方と会うときは、「新人だから」と大目にみてもらえるわけではなく、「自分の振る舞い」イコール「会社の印象」となります。ビジネスマナー研修があったとしても1日程度。あとは日々の仕事のなかでいち早く覚えていく必要があります。このページでは、「新社会人が一度は間違えたことがある」重要なポイントを徹底解説していきます。

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【簡単チェック】社会人の常識・マナー、あなたはいくつわかる?

それでは早速ですが、現在のあなたのマナー習熟度をチェックしてみましょう!

以下の文章が合っていれば○、間違っていれば×、×の場合はどこが間違っているかを合わせて答えてください。答えはこのページの最後にあります。

Q1 マナーは会社の伝統を守るために必要である
Q2 取引先とのアポイントでは遅くとも15分前に到着して受付をたずねる
Q3 「お辞儀」と「挨拶の言葉」は同時に行ってはいけない
Q4 取引先を訪問して応接室に通されたら、素早く下座を判断して座る
Q5 訪問先では時間がわかるようにスマートフォンを名刺入れの隣に並べて置く
Q6 自分と上司と二人、お客様も二人の場合、まず自分の上司をお客様に紹介する
Q7 名刺交換は「訪問者のほうから」「役職が上の者から」順番にする
Q8 電話でお客様と話をして、聞き取れない部分があったときは「失礼ですが」と聞き返す
Q9 電話応対では、まず相手の話をすべてきき、復唱しながらメモをとる
Q10 電話がかかってきたら確実な記録を残すためにパソコンのメモ帳を使う
Q11 電話でお客様からたずねられたことに、「わかりません」と答えてはいけない
Q12 重要な用件ではメールを送ってさらに電話をかける

さて、12問中何問答えられたでしょうか。ちょっと難しい問題も入っているので、わからなかったものもあって当然です。一つずつ、しっかり理解していきましょう。

上司と取引先へ。「挨拶」「名刺交換」など基本のマナー

もしかしたら、入社式の翌日に会社を訪れたお客様に、不意に声をかけられるかもしれません。そんなときうまく取次ぎできるでしょうか?挨拶や接客のビジネスマナー基本中の基本で、すぐ必要なスキルですから、早くマスターしましょう。

突然頼まれるかも!?来客時のマナー

「受付」がある会社ではまず受付担当が来客の応対をしますが、最近は受付を設けていない会社も多いので、新入社員が電話または対面で直接来客のお出迎えをすることがあるし、お客様とすれ違うこともあります。

▼挨拶/お辞儀
お辞儀には敬意の程度によって3段階あります。「会釈」「敬礼」「最敬礼」はそれぞれ体を15度、30度、45度折り曲げて礼をします。丁寧でキレイに見えるお辞儀のポイントは以下です。

  • ・姿勢をよくしてお辞儀する
  • ・首や肩を曲げるのではなく、腰から上全体を折り曲げる
  • ・お辞儀をするときは動作を止めて、相手のほうに体の正面を向ける
  • ・相手の目を見て「よろしくお願いします」「いらっしゃいませ」などの言葉を行ってから、黙って礼をするほうが正式

また、最近は最敬礼のときに90度近く体を折って敬意を表することもよく行われています。

▼お客様をお迎えする

STEP1
「いらっしゃいませ。○○社の△△様ですね。いつもお世話になっております。弊社××とのお約束ですね。こちらで少々お待ちください」と伝えます。椅子がある場合は椅子を勧めます。
STEP2
××さんに確認がとれたら、お客様のところへ戻り、
「お待たせいたしました。ご案内いたします」と誘導します。お客様の前を歩くときは、「完全に後ろ向き」にならず、少し斜めの姿勢でお客様を確認しながら進みます。
STEP3
会議室などへ通す場合は、会議室に誰もいなくても一度ノックをして開け、ドアを開けて押さえてお通しします。上座を示して「おかけになってお待ちください」と勧め、退出します。※上座とは、「奥側」「中央」に近い席です。

▼お茶を出す

STEP1
応対する人に取次ぎながら「お客様の人数と応対者の人数」「お出しする飲み物」を確認し、速やかにお茶の準備をします。
STEP2
お待ちいただいている場合は速やかに、応対者との名刺交換が始まっていたらそのあとにお茶を出します。
STEP3
お茶をセットしてお盆にのせ、「失礼いたします」と声をかけて入室します。
STEP4
サイドテーブルがあればそこにお盆をおく。ない場合は、テーブルの下座側に置いて、両手で上座のお客様から順番に、右側からお茶を出します。食器に柄がついている場合は正面をお客様に向けるようにします。
STEP5
会話が始まっている場合は黙礼しながらお茶を出し、小さめの声で「失礼いたします」と言って退室します。

好印象を演出したい、訪問時のマナー

営業部門などに配属になったら入社後まもなくお客様を訪問する機会がやってきます。「上司や先輩と同行」から始まって、ほどなく独り立ち。好印象のマナーは営業成績のためにも不可欠です。
▼訪問したとき

STEP1
初めての訪問先の場合は交通手段と地図を事前によく調べて、時間に余裕を持って出発します。約束の時間より早めに到着してしまうこともありますが、ビルの下などで待機して、お客様の会社へは5分前くらいに伺います。もしも遅れそうな場合は、それがわかった時点で「申し訳ございませんが、電車の遅延により30分ほど遅れそうです」などと電話を入れます。
STEP2
受付または取り次いでくれる方に、会社名と自分の名前、アポイントの相手と時間を伝えます。応接室に通され、椅子をすすめられたら「ありがとうございます」と言ってそこに座ります。鞄は床、小さめのバッグは椅子の背に置きます。
STEP3
相手の方が入室したらすぐに立ち上がり、そのまま名刺交換をします。

▼名刺交換のしかた

STEP1
名刺は必ず名刺入れに入れて持ち歩きます。名刺入れはツヤ・柄のない革製で黒や茶色のシンプルなものにしましょう。名刺入れは上着の内ポケット、または鞄やバッグに入れておきます。待ち時間があればテーブルの上に名刺入れを置いて置いて待機します。
STEP2
名刺交換はテーブル越しではなく、テーブルの脇に立って向かい合ってします。「目下のものから先に差し出す」「訪問した側から先に出す」というルールがあります。新社会人は相手が誰であっても素早く差し出してOKです。相手方から先に差し出されてしまった場合も素早く自分も出し、同時に交換するようにします。「××社の○○と申します。よろしくお願いいたします。」と言い、相手の方に向きを整えて出します。
STEP3
相手の名刺は名刺入れに乗せて両手を添えて受け取ります。指で相手の会社名や名前の上を押さえないよう、余白に指を添えるようにします。胸より上の高い位置で持ったまま一度よく見てから「△△様、どうぞよろしくお願いいたします。」と挨拶します。
STEP4
いただいた名刺は名刺入れの上に乗せた状態でテーブルに置き、しばらく出しておきます。書類などを広げるタイミングで「お名刺頂戴いたします」伝えてしまうか、最後までテーブルに出しておいてもOKです。

新社会人の弱点はここ!「電話」「ビジネスメール」のマナー

学生時代の連絡手段はもっぱらLINEなどコミュニケーションアプリで、「電話」はもちろん、「電子メール」さえほとんど使わないという人が増えています。新社会人にとって「電話」や「ビジネスメール」は少しハードルが高いですが、早く慣れていきましょう。

「電話」で緊張しないよう、言い回しを覚えてしまおう!

電話の応対は相手が見えない分、できるだけ丁寧に話しましょう。「丁寧すぎるかな」という位で大丈夫です。
▼電話を受ける

STEP1
電話は1コール鳴り終えて一呼吸してから3コール目くらいまでに出るのがベスト。電話のそばにはペンとメモ、カレンダーを置いておきます。右利きの場合左手で電話をとり、右手でメモをとります。
STEP2
会社によって電話に出たときの第一声が決まっている場合はその方法で名乗ります。特になければ、「はい、××株式会社でございます」と名乗ります。
STEP3
相手の話をききながらメモをとります。「会社名」「部署名(相手が名乗れば)」「名前」「名指し人」を聞き取り、「○○社の△△様ですね。いつもお世話になっております。」と言います。聞き取れなかったときは「恐れ入りますが御社名、お名前をもう一度頂戴できますか」と言います。「□□ですね。少々お待ちください」と言って電話を保留にして、名指し人がいれば、そのまま取次ぎます。
STEP4
名指し人が不在の場合は、「申し訳ございません。□□はただ今外出しております。戻り次第こちらからご連絡をいたしますがよろしいでしょうか」と伝え、電話番号をきいて復唱。「失礼いたします」と言い、相手が切るのを待ってかあら静かに受話器を置きます。名指し人には相手から伺った用件と「戻り次第電話すると伝えた」旨をメモで伝えます。
※名指し人不在の場合は「携帯電話で名指し人に連絡してお客様に電話をするように依頼する」「用件によっては代わりの者が応対する」などのバリエーションがあります。

▼電話をかける

STEP1
電話をかける場合は、事前に伝える内容をメモ書きしておきます。
STEP2
電話をかけて相手が出たら、普段の声よりも少しはっきり大きな声を意識しながら「××社の□□と申します。いつもお世話になっております。恐れ入りますが、△△様はいらっしゃいますか。」と言います。
STEP3
話したい相手が出たら、「本日は○○の件でお電話いたしました。今 5分ほどお時間はよろしいでしょうか」と切り出し、「3点ほど確認させていただきたいことがございます。1点目は…」のように、簡潔に伝えます。会話が終了したら、「どうもありがとうございました。失礼いたします。」と言い、一呼吸おいてから受話器を静かに置きます。
※相手が不在の場合は、「後ほどかけ直します」が基本ですが、先方が折り返す連絡先を訪ねてきたら、「○○の件でとお伝えください。番号は********です。」と伝え、お礼を言って切ります。

書こうとしたら意外に悩む、「ビジネスメール」の書き方

ビジネスメールは、プライベートのEメールとは違い、いくつかの決まり事や気を付けたいことがあります。まず例文をご紹介しましょう。
▼用件をシンプルに伝えるメールの例

タイトル
【次回日程】社内調整した候補日について(株式会社××・□□です)
本文
○○株式会社
○○部
△△ △△様

いつもお世話になっております。株式会社××の□□です。

昨日はお時間を頂戴いたしまして、誠にありがとうございました。
社へ戻ってから早速■■に伝え、次回会合の日程を調整いたしました。

以下を候補日として、ご連絡申し上げます。

【日程の候補】【場所:貴社】
7月10日(火) 13:00以降
7月12日(木) 15:00以降
7月13日(金) 10:00~12:00

△△様のご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いです。
もし都合が合わない場合は、再調整をさせていただきますので
お知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。
===========================
株式会社××
営業部
□□ □□
〒***-****
××県××市××町***********
TEL********* FAX**********
===========================

▼ビジネスメールの注意点

タイトルはできるだけ内容がわかるように工夫する
タイトルはメール本文に何が書いてあるかがわかるようにします。始めてメールを送る相手なら、自分の名前と社名もタイトルに入れたほうがいいです。
相手の社名・部署名は省略しない
「○○株式会社」「○○部」は省略せず、毎回きちんと書きます。
挨拶は丁寧かつ簡潔に入れる
挨拶は必ず入れますが、手紙文のような時候の挨拶は不要です。冒頭の部分で「株式会社××の□□です。」は入れたほうがいいでしょう。
5W1Hが入っていることを確認する
内容をチェックするときに、5W1Hが漏れなく入っているかを確認します。
5W1Hとは?
改行を入れる
読みやすいメールにするために、1行30字程度で改行を入れます。
「箇条書き」で、【 】
内容はできるだけパッと見てわかるように箇条書きにします。【 】などのカッコ、=====のようなラインも入れると見やすくなります。
機種依存文字を使わない
代表的な機種依存文字は「① ②…」です。この数字表記でメールを送ってもおそらく問題なく表示されますが、使わないほうが、メールの書き方をよく知っているなという印象を与えます。数字は「1 2 …」「(1)(2)…」などの表記にします。○●□■▽▲…などは共通で使える文字です。
最後に署名をつける
署名はメールの設定機能で作成しておきます。署名の内容は名刺と同じ程度です。
大事な用件、急ぎの用件の場合は電話も併用する
相手に確実に早く読んでもらいたい場合は、メールを送ったあとに電話連絡を入れます。

ビジネスマナーを学ぶ5つの方法【本・Web・アプリ・セミナー・人】

本で体系的に学ぶ

信頼できる本を1冊購入して読み、「あれ、こういうときどうするんだっけ」と思ったらその都度読み返すことをおすすめします。不安を解消して心構えを作る!社会人になる前に読む本のページでマナーを学ぶ本について紹介しているので参考にしてみてください。

Webサイトで学ぶ

Webにもマナーについて紹介しているサイトがいろいろありますが、「学ぶ」というよりは、「気になるマナーについて確認する」という使い方になるでしょう。本よりもWebサイトのほうが信頼度が今一つなので、気になることがあったら2つ以上のサイトでチェックしましょう。以下のようなマナー解説のサイトがあります。
タウンページ ビジネスマナー
ビジネスマナーのあいうえお
HhappyLifeStyleビジネスマナー

アプリで学ぶ

マナーを学べるアプリは、出先や通勤時間にささっと調べるのに便利です。無料アプリよりは有料アプリ、書籍をアプリ化されたものなどの方が安心感があります。

知らないとゼッタイ恥をかく 社会人のマナー186
iOS版/Android版

他人と10倍差がつく 仕事の常識力 ~職場の常識・非常識~
iOS版/Android版

手帳の付録
iOS版/Android版

セミナー・マナースクールで学ぶ

マナースクールでは、書籍などからは学べないような「キレイに見える所作」や「マナーの理念」などを教えてくれます。自分の仕事で「マナーが大事だな」と思ったら、スクールで学んでみるのも役立つでしょう。以下は比較的安価でビジネスマナーを学べる講座です。
「清紫会」新・作法学院
アルファ・カレッジ

職場の人(先輩・お局さん)から教えてもらう。マナーを教わる「職場のキーマン」を探そう!

マナーと常識の決まり事は何のためにあるのでしょうか?
マナーは、人と人とが接するとき、お互いに気持ちよく過ごせるようにするためのふるまい方です。「このようにしたほうが感じが良い」というふるまい方が長年の間に蓄積されて、「マナー」というひとつの体系になっています。
ビジネスマナーだけでなくランチタイムに座る場所職場につけていってもいいアクセサリー・時計など、職場ならではの独自ルールもあるようです。

一度に覚えきれないそれらを教えてもらうには、上司では気が引けるし、すぐ上の先輩は忙しいこともあるでしょう。
最も大事なことは、職場の「先輩」や「お局さん」から教わることです。ビジネスマナーは時と場合によって違ってくる場合があります。職場には職場の慣習があるので、大事なことは「先輩」「お局さん」などに確認するのが最も確実です。職場の人との人間関係作りにも役立ちます。

特に女性社員は「お局さん」と「女性の先輩」に積極的に相談事を持ちかけるといいようです。新入社員に何かと頼りにされれば嬉しく感じて面倒をみてもらえるはず。さらに、他の人との人間関係についてもうまくやるコツを教えてもらいましょう。

ただし、他の人も忙しいですから、1日に何度も尋ねるというわけにもいきません。「そんな簡単なこともわからないの」と言われないよう、自分で本を読んで大体のことを予習しておく姿勢もやはり大切です。

まとめ・一番大事なこと

どんなに学ぼうとしていても、マナーを間違えて結果的に失礼なことをしてしまうことはあり得ます。NGなことは、ミスをしたことを気づかないまま2度、3度…と同じことを繰り返してしまうこと。
気づいたときはすぐに「申し訳ございませんでした!」と謝れば、「新入社員なんだな」と大目に見てもらえます。そのためにも普段から社内のコミュニケーションを大事にしていく姿勢が大切です。

最初は手強いビジネスマナーですが、1年も経てば誰でも自然にできるようになるはずです。でも、早く覚えれば、それだけ早く職場に馴染むことができ、仕事がしやすくなります。積極的に本を読んだり職場の人に教わったり、勉強する姿勢が大事です。社会人になっても勉強したい!成長したい!「社会人と勉強」のアドバイスではマナー以外に新社会人はどんなことを勉強していけばいいのか?をご紹介していますのでこちらも参考にしてください。

クイズの答え

最初に出したクイズの答えです。

Q1 × マナーは周囲の人に好感をもたれる行為のこと。お互いにマナーを守ることで全員が快適に過ごせる。
Q2 × アポイントよりも早すぎる到着は相手のスケジュールの妨げになるので避ける。5分前くらいに受付をたずねるのがベスト
Q3
Q4 × 相手が席をすすめてくれるのを待ち、その席に座る
Q5 × 訪問先では携帯電話、スマートフォンは音がしないようにして鞄にしまう
Q6
Q7
Q8 × 「恐れ入りますがもう一度お聞かせいただけますでしょうか」と言う
Q9 × 電話に出たら相手の名前、用件などを素早くメモして復唱する
Q10 × 電話があったら素早く書けるようにペンとメモを電話の近くに置いておく
Q11 × わからないことは「申し訳ございません。その件はわかりかねます。」と答えて、適切な対処をする
Q12
Q13 × 「その件は課長の××より聞いております。」が正しい
Q14 × 「ご要望は上司の××に申しておきました。」が正しい
Q15 × 「 A社の△△様がお越しになりました。」が正しい

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